PROSEDUR PENGELOLAAN KAS KECIL

PROSEDUR PENGELOLAAN KAS KECIL

1. DEFINISI 

Melakukan tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada, sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada kesalahan. 

2. METODE PENCATATAN

    A.  IMPREST

• Jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar check yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil.
• Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil, sehingga jumlah uang dalam kas kecil kembali seperti semula.
• Pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat akan dilakukan pengisian kembali.

    B. FLUKTUASI

• Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti pada sistem imprest.
• Perbedaannya dengan sistem imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran kas kecil.
• Pencatatan langsung dilakukan setiap terjadinya pengeluaran-pengeluaran dari dana kas kecil.

3. KEGIATAN PENGELOLAAN DANA KAS KECIL

1. Prosedur pembentukan dana kas kecil. Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan Bagian Hutang, Bagian Kasa, dan Pemegang dana kas kecil.                           
2. Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil. Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang berperan adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas kecil.                           
3. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil . Pengisian dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak cukup untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai dana kas kecil. Formulir yang diperlukan terdiri atas formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil dan formulir bukti pengeluaran kas, bukti pengeluaran kas kecil dengan dokumen pendukungnya. Pihak-pihak yang terlibat didalamnya adalah pemegang dana kas kecil, bagian hutang, bagian kasa, bagian jurnal dan laporan.

NOTE:

Metode tetap(imprest) jumlah kas kecil akan selalu tetap jadi misalnya karyawan melakukan pembelian, karyawan tersebut dapat mengisi kas kecil kembali dengan cara melaporkan pada bagian terkait dengan menyertakan bukti transaksi berupa nota, kwitansi dll (jika kas kecil 3.000.000 pengeluaran biaya 1.700.000 maka akan ditambah 1.300.000 agar kas kecil tetap diangka 3.000.000. 

Metode fluktuatif kebalikan dari metode tetap, nilai kas kecil berubah-ubah atau tidak tetap. Jadi misalnya saldo kas kecil diawal 1.000.000 bisa saja pada periode berikutnya ada penambahan tergantung kebutuhan si pemegang kas kecil. Saat terjadi transaksi langsung dicatat di buku dana kas kecil. 

Untuk penjurnalan sederhana seperti biasa, jika ada penambahan kas kecil di debit dan kas utama (besar) di kredit karena ada pengurangan. Untuk jurnal selanjutnya beban atau pengeluaran ada di debit dan kas kecil di kredit karena mengalami pengurangan